Phần mềm ERP là gì? Lợi ích và hạn chế khi sử dụng ERP?

Phần mềm ERP là gì? Khi nào thì doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP? Liệu ERP có thực sự “hữu hiệu” khi áp dụng vào doanh nghiệp hay không? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

 

Công nghệ ngày càng phát triển, không chỉ doanh nghiệp lớn mà các doanh nghiệp nhỏ cũng muốn tăng năng suất và quản lý tốt hơn nguồn lực của mình. Nhiều doanh nghiệp đã tìm đến phần mềm ERP như là một giải pháp hữu hiệu giúp họ giải quyết tốt bài toán này. Vậy phần mềm ERP là gì? Lợi ích và hạn chế khi doanh nghiệp áp dụng vào doanh nghiệp ra sao?

 

 

1. Phần mềm ERP là gì?

 

ERP là viết tắt của từ Enterprise resource planning được hiểu là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin vào việc quản lý, thu thập dữ liệu hoạt động kinh doanh. Thay vì phải sử dụng nhiều phần mềm cho nhiều phòng ban khác nhau của công ty,các công cụ sẽ được tích hợp lại với nhau. Giúp việc tối ưu được chi phí cũng như là gia tăng tối đa hiệu quả cho việc quản lý.

 

2. Lợi ích phần mềm ERP đem lại cho doanh nghiệp

 

2.1. Cho tổng thể cho doanh nghiệp

 

Giảm thiểu chi phí hoạt động:

 

Đây là một bài toán mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đang đi tìm lời việc. Phần mềm ERP sẽ thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế các đầu việc thủ công, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên. 

 

Loại bỏ sự dư thừa:

 

Loại bỏ các công việc thủ công tốn nhiều công sức như tổng hợp báo cáo, dữ liệu,… Giờ đây, với hệ thống dữ liệu được tập hợp chính xác nhất, không mất nhiều thời gian cho việc rà soát,..

 

Bảo mật thông tin doanh nghiệp:

 

Thay vì phải mất nhiều thời gian tổng hợp các báo cáo từ các phong ban, đưa “qua tay” nhiều người. Điều này khiến các thông tin “ngoài ý muốn” bị lộ ra ngoài gây ảnh hưởng cho doanh nghiệp. Dữ liệu chỉ được trao cho những ai có đủ thẩm quyền để giải quyết.

 

 

Cải thiện mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp:

 

Nếu như trước đây, việc khách hàng tương tác với nhà cung cấp phải trải qua nhiều khâu trung gian. Dữ liệu tổng hợp mất thời gian, đôi khi không biết được chính xác khách hàng mong muốn điều gì. Nhiều nhân viên phụ trách một khách hàng khiến cho sự chồng chéo, nhiễu loạn thông tin thường xảy ra.

 

Với việc sử dụng phần mềm ERP, nhân viên sẽ ngay tức khắc có quyền truy cập vào hệ thống ngay tức khắc nhằm nắm bắt được thông tin khách hàng một cách nhanh chóng.

 

Tối ưu quy trình làm việc:

 

Mọi quy trình làm việc đều được tối ưu. Giờ đây việc kiểm tra lịch sử làm việc, thông báo lịch làm việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Từ đó, hệ thống giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất lao động.

 

2.2 Đối với từng phòng ban

 

Dưới góc nhìn của từng phòng ban, thì phần mềm ERP có những “lợi thế” nhất định:

 

Lợi ích đối với bộ phận kinh doanh:

 

• Mọi dữ liệu đều được chia sẻ giữa các phòng ban, các phòng ban dễ dàng thống nhất thống nhất được thông tin khác nhau, tiết kiệm thời gian làm việc thủ công
• Thời gian báo giá được giảm thiểu tối đa, khách hàng không còn phải chờ đợi nữa
• Kiểm soát chặt chẽ vận đơn hàng và lượng hàng tồn kho

 

Lợi ích đối với bộ phận sản xuất:

 

• Loại bỏ những yếu tố không cần thiết trong việc sản xuất, hạn chế tối đa các sai lầm có thể mắc phải
• Việc lên kế hoạch không còn thủ công nữa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được vô số thời gian
• Tự động hóa từ A-Z quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 

Lợi ích đối với bộ phận kế toán – tài chính

• Thống kê chính xác các số liệu từ các phòng ban, giúp bộ phận tài chính có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình tài chính của công ty
• Hạn chế tối đa sai sót vì phải tính toán thủ công
• Các số liệu tài chính được thống kê, báo cáo đẩy đủ, dễ dàng giúp cho ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra được chiến lược cho công ty

 

Lợi ích đối với bộ phận nhân sự

• Giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả từ việc họ đi làm thế nào, đã đóng góp được gì cho công ty
• Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí cho việc quản lý nhân sự, tính lương, giảm chi phí quản lý
• Cho phép phân quyền cho từng nhân viên, hạn chế sự trùng lặp

 

3. Hạn chế của phầm mềm ERP

 

Bất cứ phần mềm nào cũng có mặt hạn chế. ERP cũng không phải là một ngoại lệ.

 

Chi phí đầu tư lớn:

 

Chi phí cho việc đầu tư 1 hệ thống ERP là khá đắt. Và thường được tính theo số User sử dụng. Do đó, không phải doanh nghiệp nào cũng có tiềm lực tài chính đủ mạnh để áp dụng ERP vào doanh nghiệp mình

 

 

Bên cạnh đó, đi kèm hệ thống ERP còn nhiều dịch vụ khác như phiên bản cập nhật và các phần mềm các bên liên quan khác. Điều này khiến chi phí bị đội thêm khá nhiều

 

Thời gian triển khai kéo dài

 

Quá trình triển khai áp dụng hệ thống ERP có thể mất khá nhiều thời gian, thường rơi vào khoảng 1-2 năm. Chưa kể doanh nghiệp cùng cần phải tối ưu cũng như hoạch định lại nguồn lực của mình sao cho phù hợp. Và tất nhiên, quá trình hoạch định này cũng không hề dễ dàng

 

 

Trên đây là những lợi ích và hạn chế khi sử dụng ERP. Sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề. Tuy nhiên, quá trình khiển khai, áp dụng ERP thành công là cả một chặng đường dài. Tóm lại, doanh nghiệp nên đánh giá khách quan cả hai mặt để từ đó đưa ra lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp mình.